Moderne IT ersetzt Wartemarke - so geht Behörde von Morgen

Die Verwaltung der Gemeinde Ittigen im Kanton Bern zieht alle Register der Digitalisierung und setzt auf eine moderne und sichere IT-Infrastruktur. Dadurch erleben die rund 11’700 Einwohner der Gemeinde schon heute, wie komfortabel Behördengänge in Zukunft sein können. Starker Partner dieser beispiellosen kommunalen Digitalisierungsstrategie: MAIT.

Situation und Aufgabe

Die Gemeinde Ittigen, rund fünf Kilometer nördlich vom Zentrum Berns gelegen, verfügt über etwas, das für die meisten Schweizer Gemeinden noch Wunschdenken sein dürfte: eine echte Digitalisierungsstrategie. Seit 2023 wird sie Schritt für Schritt realisiert und soll bis 2030 umgesetzt werden. Die Mission der kommunalen Macher: Sie möchten digitale Mittel umfassend nutzen, um Dienstleistungen und Abläufe  attraktiv und effizient zu gestalten und immer weiter zu optimieren. Im Mittelpunkt aller Maßnahmen: der Mensch und seine Bedürfnisse. „Wir nutzen gezielt die Möglichkeiten zur Digitalisierung, um unseren Auftrag optimal und effizient erfüllen zu können. Die Bürgerinnen und Bürger von Ittigen sollen mit so wenig Aufwand wie möglich  über eine verlässliche Infrastruktur und bedarfsgerechte Verwaltungsleistungen verfügen können“, sagt Rainer Jost, Bereichsleiter IT und Leiter der Abteilung Finanzen in Ittigen. Natürlich setzen Rainer Jost und sein Team nicht erst seit gestern auf Methoden zur Digitalisierung. Vielmehr waren die Gemeindeverantwortlichen schon lange vor der Geburtsstunde einer entsprechend konsolidierten Strategie auf digitalen Pfaden unterwegs. Nicht zuletzt auch, weil sich der  Swisscom-Hauptsitz auf kommunalem Grund befindet, war den Gemeindelenkern eine digitale Vorreiterrolle seit jeher wichtig. Immer dabei: MAIT. Die  IT- und Softwareexperten begleiten die Gemeinde Ittigen schon seit 2009 in allen Belangen der Digitalisierung. So betreibt MAIT etwa die IT-Basisinfrastruktur, kümmert sich um den gesamten  externen IT-Support, um das  Monitoring und um die IT-Sicherheit. Aus Sicht von Rainer Jost hat sich MAIT eindeutig als der beste IT-Partner für Ittigen erwiesen. Nur konsequent also, dass der bewährte Begleiter nun auch bei der weiteren Umsetzung der Digitalisierungsstrategie hilft.

Lösung und Herangehensweise

Nach Verabschiedung der Digitalisierungsstrategie unterstützte MAIT die Gemeinde Ittigen zunächst bei der groß angelegten Umstellung der gesamten Basisinfrastruktur: “Wir haben die Desktop-Computer gegen moderne Laptops für rund 120 Nutzende getauscht. Alle öffentlichen Gebäude, darunter das Gemeinde-Servicezentrum, diverse Außenstellen und die Schule, haben wir mit WLAN ausgestattet. Und dank Microsoft Office 365 sind nun auch Videokonferenzen möglich”, berichtet Rafael Ambühl, der das Projekt “Ittigen” auf Seiten von MAIT leitet. Aber auch hinter den Kulissen hat sich im Zuge der Digitalisierungsstrategie schon eine ganze Menge verändert. So sind jetzt viel weitreichendere Sicherheitsmechanismen im Einsatz als noch vor ein paar Jahren. Regelmäßige Online-Backups gehören heute in Ittigen zum Standard, ebenso die Netzwerküberwachung, die Vergabe und Kontrolle der Nutzerrechte sowie die Wartung der Firewall. Ein weiteres großes und bereits realisiertes Teilprojekt: die Schulinfrastruktur von jener neuen High-Security-Umgebung der restlichen Gemeinde zu trennen. Auf diese Weise können beide Welten heute unabhängig voneinander arbeiten. Der Schule bieten sich dadurch mehr Freiheiten bei der Nutzung von Lernsoftware und schulischen Hilfsmitteln.

Ergebnis und Nutzen

Keine Frage: Die Verwaltung von Ittigen arbeitet heute effizienter als jemals zuvor. Verwaltungsprozesse laufen seit der gezielten Umsetzung der Digitalisierungsstrategie deutlich schneller und reibungsloser. Die neue, moderne IT-Infrastruktur kommt einerseits den Gemeindemitarbeitenden zugute. Ihr Arbeitsalltag ist flexibler, und viele der kommunalen Mitarbeitenden können heute problemlos im Homeoffice arbeiten, falls es mit ihren spezifischen Aufgaben vereinbar ist. Vor allem aber sind es die Kunden der Gemeinde, sprich die Bürgerinnen und Bürger, die vom fortschreitenden digitalen Wandel ihrer Gemeinde profitieren. Denn sie können immer mehr Dienstleistungen digital erledigen und müssen nicht mehr für jeden Verwaltungsakt auf die Gemeinde. Und falls doch, können sie sich dank moderner IT-Infrastruktur auf eine gleichermaßen schnelle wie sorgfältige Bearbeitung ihrer Anfrage verlassen. Die Folge: “Ittigen ist auf dem besten Weg, das klassische Verwaltungsimage vollständig abzulegen. Was die Leute sehen und schätzen, ist ein moderner und fähiger Dienstleister, der sich umfassend und effizient um ihre Anliegen kümmert”, weiss IT-Leiter Rainer Jost.
An der Zusammenarbeit mit MAIT gefällt ihm vor allem, dass Rafael Ambühl und sein Team immer extrem flexibel auf neue Anforderungen reagieren und schnell pragmatische Lösungen präsentieren. Kurz: “Ich kann mich zu 100 Prozent auf MAIT verlassen”, sagt Rainer Jost. Deshalb wird er zweifellos auch die weitere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie mit seinem erprobten IT-Partner bestreiten.