Digitalisierung mit Hochdruck - Update mit Augenmaß

Optimale ERP-Anbindung als Grundlage

Den IT- und Softwareprofis von MAIT ist es zu verdanken, dass RIEGLERs komplexes Räderwerk ab 2015 besonders reibungslos lief. Damals erhielt MAIT von RIEGLER den Auftrag, das Enterprise Resource Planning auf neue Beine zu stellen. Wegen der wachsenden Anforderungen an die gesamte Bestellabwicklung brauchte das Unternehmen unbedingt ein schnelles und
zuverlässiges ERP auf Basis neuester Technologien. MAIT konnte den Druckluftspezialisten schnell von Comarch ERP Enterprise überzeugen. Seitdem sorgt das flexible und modulare ERP-System für eine optimale Anbindung des Webshops an Lagerlogistik und Bestellabwicklung. Zusätzlich integrierte MAIT das bestehende Lagerverwaltungssystem in die neue  ERP-Softwarelandschaft und etablierte ein zukunftsweisendes Dokumentenmanagement bei RIEGLER.

Update wird sorgfältig geplant

Irgendwann war ein Update von Comarch ERP von der bisherigen Version 5.4 auf Version 6.1. unumgänglich. „Die alte Comarch-Softwareversion wäre aus dem Support gefallen. Außerdem wird der Online-Handel für uns immer wichtiger. Die alte Version war bzgl. der gewünschten Automatisierungsprozesse langsam an die Grenzen gestoßen.“, erklärt Giuseppe  Curcuruto, IT-Leiter bei RIEGLER, die Entscheidung für das Update.

Giuseppe Curcuruto wollte das Update besonders sorgfältig vorbereiten und durchführen. Warum diese Sorgfalt angebracht war, erkennt man schnell bei einem Blick auf die Eckdaten des Projekts: Das Update umfasste rund 100 Entwicklungsaufträge an MAIT, die vor dem Relaunch allesamt ausgiebig getestet werden mussten. Curcuruto wollte um jeden Preis sicherstellen, dass Struktur und Prozesse unter der neuen Version an die zahlreichen existierenden Lösungen angepasst wurden, damit es am Tag der Umstellung nirgendwo „im Getriebe knirschte“. Insbesondere Lagerverwaltungssystem und Comarch mussten auch in Zukunft miteinander „sprechen“ können. Ansonsten wäre es nicht nur zum Neustart, sondern bei jedem weiteren Software-
Update zu Problemen gekommen, so die Befürchtung des gewissenhaften IT-Leiters. „Comarch ist bei uns eine starke und stabile Schnittstellenlösung, mit der wir immer lieferfähig waren. Diese makellose Erfolgsgeschichte wollten wir auch mit der neuen Version fortschreiben“, sagt Curcuruto.

Lange getestet, dann den Schalter umgelegt

Nachdem MAIT zunächst die Testumgebung aufgesetzt und die neue Comarch ERP-Version aufgespielt hatte waren die 16 Key-User von RIEGLER an der Reihe. Sie testeten monatelang zweimal pro Woche alle Schnittstellen und Funktionen nach einem vorgegebenen Plan. Dank ihrer Erfahrungen konnte das MAIT-Team die Systemeinbindung der neuen Software in dieser Zeit immer weiter verbessern und verfeinern. Bis schließlich drei Wochen vor dem Livegang der Lasttest folgte, quasi die Generalprobe für den Tag X. Hierbei wurde das Testsystem mit dem real existierenden Lagerverwaltungssystem verbunden. Erstmals wurden nun Waren mit der neuen Comarch-Version physisch verschoben, deren Weg bis dato nur simuliert wurde. „Hierbei kam es zu größeren Herausforderungen“, erinnert sich Thomas Schaich heute, der bei RIEGLER für die gesamte ERP-Umgebung zuständig ist. „Doch mit vereinten Kräften und zusätzlichem persönlichen Einsatz von MAIT hat schließlich doch alles wunderbar funktioniert“, ergänzt Schaich. Aufatmen? Noch nicht ganz. Denn die probeweise verschobenen Waren mussten natürlich auch wieder zurück zu ihren angestammten Lagerplätzen.

Schließlich kam der große Tag: Während der Umstellung von der Test- auf die neue Produktionsumgebung war das RIEGLER-System von Freitag bis Sonntag planmäßig offline. Aber dank der gewissenhaften Vorbereitung und gründlichen Testphase konnten schon am Montag wieder Bestellungen verarbeitet und am Dienstagmorgen dann die ersten Waren verschickt werden. Dieter Stierle, Senior Technical Developer Business Unit Comarch bei MAIT, war an diesem Wochenende im Live-Einsatz in Bad Urach: „Es ist sehr wichtig, auch am Tag des Switches vor Ort zu sein. So stellen wir sicher, im Fall der Fälle direkt eingreifen zu können“, sagt Stierle. Er und sein Vertreter Manfred Gruber, Leiter Entwicklung Business Unit Comarch, haben  RIEGLER während des Update-Prozesses fortlaufend begleitet.

Etappenziel erreicht, Digitalisierung geht weiter

Dank der neuen Comarch-Version stehen den Nutzern heute zahlreiche neue Funktionen zur Verfügung. So kann das System etwa automatisch die Ausschleusung einzelner Artikel bestätigen, Aufträge können einfach per Knopfdruck angehalten oder bei Bedarf nur teilweise ausgeführt werden, und der Bestand einzelner Artikel lässt sich endlich schnell und einfach prüfen. Diese Eigenschaften erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit einer Bestellung gegenüber der Vorgängerversion und das System läuft einfach stabiler. Zudem kommt das Dokumentenmanagement dank elektronischer Archivierung mit noch weniger Papier aus als zuvor. Dies stellt ein gewünschtes Ergebnis dar, vor allem mit Blick auf die RIEGLER Nachhaltigkeitsstrategie.

Weiterhin steht das MAIT-Team der IT-Abteilung von Giuseppe Curcuruto im Rahmen des laufenden Support-Vertrages für administrative Aufgaben zur Verfügung. Aber auch für Entwicklungswünsche und Fragen. „Bei kritischen Anfragen wollen wir eigentlich innerhalb von zehn Minuten verfügbar sein und effektiv helfen. Diese Zuverlässigkeit ist Teil unserer DNA und für eine stabile Lieferanten-Kundenbeziehung extrem wichtig“, sagt Andris Kleins, Senior Consultant DMS bei MAIT. Er und seine Kolleginnen und Kollegen sind außerdem immer wieder vor Ort bei RIEGLER. Auch das stärkt die Beziehung zum Kunden und hilft, sich in seine individuelle Situation hineinzuversetzen.

Die Digitalisierung von RIEGLER wird in großen Schritten weitergehen. Sicherlich werden viele weitere Projekte folgen. Warum auch nicht? Mit MAIT können Unternehmen wie RIEGLER auf zuverlässige, hochflexible und zukunftssichere Software-Lösungen bauen. Und, ganz im Sinne von RIEGLER: auf einen echten Partner.